TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH

13/10/2025

I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC:

1. Quản trị cơ sở hạ tầng

Quy hoạch và trình phê duyệt chỗ ngồi làm việc cho CBNV Văn phòng.
Quản lý việc cung ứng bàn ghế, trang thiết bị làm việc cần thiết cho các bộ phận đảm bảo thực hiện chu đáo, đầy đủ theo tiêu chuẩn và ngân sách phê duyệt.
Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các công tác xây dựng, sửa chữa cơ bản đáp ứng nhu cầu sử dụng của các Khối/Phòng/Bộ phận.
Tổ chức theo dõi hoạt động của hệ thống máy móc, trang thiết bị, cơ sở hạ tầng văn phòng, cửa hàng và khắc phục các sự cố kỹ thuật:
- Lập kế hoạch kiểm tra công tác kỹ thuật định kỳ và đột xuất
- Phân công, sắp xếp, bố trí nhân sự kỹ thuật trực đảm bảo trang thiết bị, máy tính, mạng, máy móc hoạt động tốt.

2. Quản lý tài sản và trang thiết bị

Lập kế hoạch mua sắm và phối hợp với phòng Cung ứng tổ chức mua sắm trang thiết bị, tài sản, công cụ dụng cụ ... đảm bảo minh bạch, chất lượng.
Tổ chức, kiểm soát thủ tục lựa chọn nhà cung cấp mua thanh lý tài sản của các Khối/Phòng/Bộ phận.
Quản lý tài sản chung của toàn công ty:
Theo dõi, bảo dưỡng định kỳ
Thực hiện phê duyệt điều chuyển/nhận điều chuyển tài sản nội bộ của các Khối/Phòng/Bộ phận.
Tổ chức kiểm kê tài sản định kỳ

3. Quản lý các dịch vụ hành chính

Xây dựng định mức và tổ chức thục hiện việc cấp phát văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, xăng xe, điện thoại.
Xây dựng quy trình, quy định và quản lý các dịch vụ hành chính như: Lễ tân, Bảo vệ, Tạp vụ, xe công vụ, đặt phòng họp ... một cách khoa học, hiệu quả.
Quản lý chi phí các dịch vụ hành chính đảm bảo tối ưu trong định mức được duyệt.

4. Quản lý Pháp lý và quan hệ công quyền

Xây dựng biểu mẫu và thẩm định các văn bản, hợp đồng, công văn, giấy tờ khác đảm bảo đúng pháp luật và quyền lợi cho Công ty.
Xây dựng mối quan hệ với các cơ quan/đơn vị nhà nước phục vụ cho việc xin giấy phép, giấy chứng nhận, hoàn thiện các thủ tục giấy tờ cho Công ty và Người lao động:
Chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất, kinh doanh tại cơ quan quản lý nhà nước (Sở Kế hoạch & Đầu tư, Sở Công thương…)
Hoàn thiện thủ tục về PCCC tại Văn phòng, Nhà máy và các cơ sở kinh doanh của công ty theo quy định của Nhà nước.
Hoàn thiện thủ tục giấy tờ tạm trú, tạm vắng, visa, hộ chiếu ... cho người lao động.
Thực hiện công tác ngoại giao với các cơ quan/đơn vị nhà nước hoặc các nhà cung cấp.
Triển khai lưu trữ văn thư, thủ tục giấy tờ, hồ sơ pháp lý của công ty theo đúng quy định pháp luật.

5. Quản lý nhân sự

Phối hợp với phòng Nhân sự xây dựng cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, mô tả công việc trong phạm vi phụ trách.
Phân công nhiệm vụ cụ thể, sắp xếp và bố trí nhân sự, tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực trong phạm vi phụ trách.
Theo dõi, kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện, kết quả thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ của phòng. Kịp thời đưa ra các giải pháp hoặc biện pháp hỗ trợ cần thiết để khắc phục mọi tồn đọng, vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của nhân viên trong phạm vi phụ trách.

6. Các công việc khác

Tuân thủ Nội quy, Quy định của Công ty.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc phân công.
Báo cáo kịp thời, đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến công việc cho Ban Giám đốc (khi có yêu cầu) định kỳ, hoặc đột xuất.

–

Thời gian làm việc: chọn 1 trong 2 khung giờ 8h-17h hoặc 8h30-17h30 (nghỉ 2 thứ 7/ tháng)

II. YÊU CẦU:

1. Trình độ: Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành Quản lý Hành chính, Kỹ thuật.

2. Kỹ năng:

- Kỹ năng hoạch định, phân tích và giải quyết vấn đề

- Khả năng quan sát, tổng hợp, phân tích và báo cáo tốt.

- Kỹ năng giao tiếp, thuyết phục, thương lượng và đàm phán tốt.

- Khả năng quản lý nhân sự tốt, thể hiện qua việc biết cách truyền đạt, lắng nghe, hướng dẫn, huấn luyện, đào tạo, động viên và giải quyết xung đột đối với nhân viên dưới quyền.

- Sử dụng thành thạo máy vi tính, các phần mềm tin học văn phòng

3. Kinh nghiệm: ưu tiên có từ 4 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương

4. Độ tuổi: Từ 30 tuổi trở lên

5. Sức khỏe, tính cách:

- Có sức khỏe tốt, không mắc các bệnh truyền nhiễm.

- Trung thực, cần mẫn, chịu khó, nhanh nhẹn, có trách nhiệm cao đối với công việc.

III. CHẾ ĐỘ ĐÃI NGỘ

Môi trường làm việc dân chủ, hiện đại, chuyên nghiệp, có cơ hội thăng tiến và ổn định lâu dài.
Lương thưởng cạnh tranh theo từng vị trí
Tham gia BHXH, BHYT ngay khi hết thử việc
Thưởng các ngày Lễ Tết, lương tháng 13, sinh nhật
Chính sách quà trung thu, 1/6, du lịch hàng năm cho bản thân và gia đình
Nghỉ phép 12 ngày/ năm hưởng nguyên lương
Ưu đãi nội bộ khi mua sắm tại hệ thống cửa hàng công ty
Được tham gia các chương trình đào tạo của Công ty.